4th Spring

开会这个事

根据我的经验开会的目的无非有以下三种：

• 头脑风暴，讨论未决的事情：决定事情 （defining your work)
• 了解已决事情的进展：做事情（doing predefined work)
• 集中相关的人，宣布有关决定

其实宣布决定也是决定事情，只是为了让所有人知道，即使这个决定不是在会议上做出的，但对于不知道决定的人，效果是一样的，所以开会只有两个目的：

• 决定事情
• 做事情

其实召集会议的人潜意识里面都是抱着这两个目的去开会的，那么为什么有些会议显得特别虚呢，特别是我们的派对召开的一些会议。依我看，开会的整个过程不只是包括大家坐在一起“开会”，还应该包括会后的总结，并且把这些总结传达给所有的人，并且这些传达起到的效果要跟领导面对面对你说的话一样掷地有声。所以开会包括两个部分：

• 大家实时的沟通讨论
• 把沟通讨论的结果整理出来传达给所有的参与者

那些大家说特别形式或者特别“虚”的会，玩玩是只做第一步，或者第二步没做好，当然会议的主题本来就不对那就是另外一回事了。

会议总结

上面说的开会的第二个步骤跟第一个步骤比至少是同等重要的，有时候甚至更重要。会议总结不是写那些个虚的东西，说这次会议取得了什么样什么样的成果，什么统一了思想（我们派对最喜欢干这样的事），而是要形成可行动的（actionable）一条条（item）的写在文档里面的东西，如果这些都能写出来，害怕会没取得成果？害怕会没统一思想？如果开完会，觉得这些都写不出来，那光在那里说取得了成果统一了思想顶个屁用。这里的总结只是决定做事情的总结。

前面说了开会还有一个目的，那就是做事情，当然这不是指大家真的在会议室做事情，而是了解已经在做的事情的进展。这部分也要在会后总结，根据正在做的事情的进展和重要程度，进一步列出可行动的条款，或者提高优先级，或者集中更多资源，等等。这里实质上是对上次会议的回顾，因为已经在做的事情也是上次会议决定做的。

所以会议总结只有可行动的条款，其他的都是虚的。

会议主题

有时候会议的主题会特别集中，这是最理想的情况，有时候会非常分散。对于非常分散的主题，最好不是特别紧急的不要开会，让分散的主题越集越多，最后统一开会。

其他

尽量减少开会的人数，把不相干的人拉进来开会只会浪费别人的时间。其实开会不分有多少人参加，只要不是你一个人在想事情，基本上都可视为在开会。上面说的集中分散的主题和这里说的尽量减少开会的人数都是为了提高开会的效率。其实从项目管理的角度来看，任何事情都是为了推动项目的进展，不能推动项目进展的事情都是在浪费时间，开会也不例外。